----/----

Làm thế nào làm ít hơn lại được nhiều hơn – inc.com

Bài viết tổng hợp từ các bài viết trên tạp chí inc.com

(Bài viết của các CEO chia sẻ kinh nghiệm thực tế đến những chia sẻ của các nhà quản lý về nghiên cứu tăng hiệu quả làm việc của Microsoft)

 

Có rất nhiều mục tiêu là một điều tốt, phải không? Không cần thiết. Quá nhiều mục tiêu có thể giết chết năng suất của bạn. Thật sự có chuyện làm ít hơn để được nhiều hơn không? Bạn có thể bắt đầu ngay bây giờ thực hành các bước sau để đạt được hiệu quả hơn mổi ngày.

 

Tôi cam chắc rằng bạn luôn cố gắng để làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn phải không? Không phải riêng 1 mình bạn. Một nghiên cứu của Microsoft cho thấy hầu hết mọi người đều không có hiệu quả trong công việc 17 giờ trong một tuần làm việc trung bình 45 giờ (Có nghĩa là gần 38% thời gian là làm việc không hiệu quả). Còn trong suốt cả năm,  thời gian không hiệu quả là hơn một tháng (36,8 ngày) làm việc tại văn phòng.

Vậy, lối ra là gì? Làm thế nào bạn có thể đạt được mức năng suất cao nhất?

Dưới đây là các điều khoa học nói bạn nên làm:

1. Làm việc theo đồng hồ sinh học của bạn.

Cơ thể chúng ta có nhịp điệu tự nhiên mà chúng ta có thể khai thác để tăng năng suất. Một số người có nhiều sinh lực hơn để làm việc vào buổi sáng (lark) trong khi những người khác làm việc tốt hơn vào ban đêm (cú).

Nhận ra vị trí thời gian làm việc của bạn sẽ giúp bạn nhận được nhiều thứ hơn vượt khỏi danh sách làm việc thông thường. Bạn có thể làm việc nhiều hơn vào mỗi ngày nếu bạn làm mọi thứ vào đúng thời điểm, khi năng lượng của bạn ở đỉnh cao.

Khoa học người Mỹ nói:

“Nhiều nghiên cứu đã chứng minh rằng hiệu suất tốt nhất của chúng ta về các nhiệm vụ đầy thách thức, đòi hỏi sự chú ý –  xảy ra vào thời điểm cao điểm của chúng ta trong ngày. Khi chúng ta hoạt động vào thời điểm tối ưu, chúng ta sẽ loại bỏ sự xao lãng trong thế giới của chúng ta và tiếp tục kinh doanh hoặc làm việc tối ưu nhất”

2. Ngủ ngon và đủ

Nó có thể không phải là một cú sốc lớn mà khoa học sẽ khuyên bạn nên ngủ khi bạn muốn nhận được nhiều hoạt động thành công vào ngày làm việc của bạn?

Tuy nhiên, điều này là ngược lại văn hóa vì tất cả chúng ta đều giữ hình ảnh của giám đốc điều hành lớn hay người sáng lập khởi nghiệp startup trẻ, những người kéo ‘tất cả các chuyên gia làm việc về đêm‘ và dường như không bao giờ ngừng hoạt động.

Nhưng, giáo sư Ian Oswald, nổi tiếng là “người sáng lập” về nghiên cứu giấc ngủ ở Anh, và các đồng nghiệp của ông lưu ý rằng giấc ngủ cho phép cơ thể nghỉ ngơi và tự sửa chữa lỗi cơ thể trước khi sang một ngày mới.

Nó cũng cải thiện chức năng não bằng cách bổ sung chất dẫn truyền thần kinh trong hệ thần kinh.

Nói cách khác, giấc ngủ phục hồi năng lượng được sử dụng hết vào cuối mỗi ngày làm việc, vì vậy hãy nghỉ ngơi.

3. Nghỉ giải lao ngắn:

Bạn có cảm thấy tội lỗi về việc nghỉ giải lao khi bạn có quá nhiều việc phải làm không?

Bạn không nên cảm thấy như vậy vì nó đã được khoa học chứng minh nghỉ giải lao ngắn có thể giúp bạn làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.

Nó chỉ ra rằng giờ làm việc lâu hơn không phải là một dấu hiệu của hiệu quả, nhưng làm việc thông minh hơn mới đem lại thành công & hiệu quả!

Năng suất là về xuất sắc ở các nhiệm vụ mà tạo ra giá trị nhất, không làm nhiều công việc nhất.

Giống như bất kỳ cơ bắp nào, bộ não khi làm việc thì cũng bị những căng thẳng lặp đi lặp lại. Nó chỉ có thể tập trung từ 90 đến 120 phút mỗi lần. Điều này được phát hiện bởi Nathan Kleitman, một nhà nghiên cứu về nghiên cứu giấc ngủ. Ông gọi nó là “chu kỳ hoạt động nghỉ ngơi cơ bản”. Về cơ bản nó liên quan đến việc làm việc trong 90 phút và nghỉ ngơi 15-20 phút & lập lại suốt cả ngày.

Tony Schwartz là chủ tịch và giám đốc điều hành của The Energy Project và là tác giả của chương trình Be Excellent at Anything. Ông là một fan hâm mộ lớn của chu kỳ làm việc 90 phút. Anh ta nói nó giúp anh ấy viết cuốn sách thứ tư của anh ấy trong chưa đầy một nửa thời gian anh ta đã dành cho bất kỳ cuốn sách nào trước đây của anh ấy.

4. Nghe nhạc

Tôi chắc rằng bạn đang tự hỏi làm thế nào âm nhạc có thể giúp bạn làm được nhiều thứ hơn, không phải nó chỉ làm bạn sao lãng tập trung làm việc?

Vâng, nó đã được chứng minh rằng nghe nhạc tăng sản lượng, do đó hãy thử nghe nhạc nhé.

Teresa Lesiuk là một phó giáo sư và giám đốc chương trình cho chương trình Âm nhạc trị liệu tại Đại học Miami Frost School of Music. Cô nghiên cứu cách âm nhạc tác động đến hiệu suất nơi làm việc.

Trong một trong những nghiên cứu liên quan đến chuyên gia công nghệ thông tin, cô phát hiện ra rằng âm nhạc đã tăng cường tâm trạng làm việc của họ. Họ hoàn thành nhiệm vụ của mình nhanh hơn và nảy ra ý tưởng sáng tạo tốt hơn những người không nghe nhạc.

5. Trồng các cây xanh trong văn phòng

Tôi biết những gì bạn đang suy nghĩ … điều này nghe có vẻ lạ. Nhưng, nhưng đó là khoa học.

Trong một nghiên cứu đột phá, Tiến sĩ Chris Knight từ Đại học Exeter và các nhà nghiên cứu của ông đã khám phá ra rằng việc sử dụng các cây trong nhà & văn phòng làm phong phú thêm chất lượng cuộc sống của người lao động và làm cho chúng ta làm việc hiệu quả hơn 15%.

6. Ngắt khoảng đều trong suốt ngày làm việc:

Hãy tưởng tượng bạn đã được trao một quả tạ (bất kỳ trọng lượng bạn cảm thấy thoải mái) và nói với bạn đã phải nhấc nó lên trên đầu của bạn 5.000 lần trước khi kết thúc ngày làm việc. Làm thế nào bạn sẽ làm được nhiệm vụ này?

Bạn sẽ bắt đầu nâng và cố gắng làm nhiều lần lặp lại nhất & liên tục hết khả năng bạn có thể trước khi bạn mệt nhừ?

Hoặc bạn sẽ chia ra thành nhiều lần, không bao giờ cho phép cánh tay của bạn đạt đến điểm mệt mỏi, với những khoảng ngắt xác định ở giữa để cho phép cánh tay của bạn hồi phục sức mạnh, cho phép bạn duy trì sản lượng & năng lượng phù hợp và đạt tới 5.000 lần nâng tạ nhanh hơn?

Hy vọng rằng bạn đã chọn phương pháp thứ hai (vì lợi ích của bạn).

Bây giờ, hãy áp dụng cùng một kịch bản đó cho bộ não của bạn và trao đổi 5.000 lần lặp lại cho danh sách việc cần làm của bạn. Thay vì cố gắng hoàn thành nhiệm vụ của ngày và đốt cháy bản thân, không bao giờ cho phép bộ não của bạn tiếp cận với sự mệt mỏi. Bằng cách chia quy trình làm việc của bạn thành các đoạn nhỏ và bạn thường xuyên nên ngắt quãng, nghỉ ngơi ngắn để não không bị mệt mỏi.

Bằng cách đó, bạn sẽ có thể khai thác sức mạnh não bộ của bạn một cách nhất quán suốt cả ngày để duy trì năng suất cao nhất trong ngày, và bạn sẽ thực sự hoàn thành công việc hàng ngày của mình nhanh hơn và hiệu quả hơn. Điều đó cho phép bạn làm việc ít hơn nhưng đạt năng suất cao hơn!

7. Ủy quyền và loại bỏ việc thừa

Ma trận Quyết định Eisenhower là một công cụ hữu ích giúp làm việc ít hơn dễ dàng hơn nhiều để giải quyết với rất nhiều công việc luôn bắt đầu từ bình minh đến hoàng hôn.

Có bốn loại trên ma trận quyết định, nhưng tôi muốn bạn tập trung vào hai điều & nhờ đó sẽ giúp bạn tạo ra vô số thời gian rãnh trong cuộc sống hàng ngày của bạn và cho phép bạn thực sự làm ít hơn & đạt được nhiều hơn: ủy quyền và loại bỏ việc thừa.

  1. Những nhiệm vụ  khẩn cấp nhưng không quá quan trọng nên được giao cho người khác. Nếu bạn không có ai để ủy nhiệm, hãy xem xét thuê một trợ lý hoặc nhân viên. Bạn hãy chỉ làm những công việc quan trọng mà không ai có thể làm được.
  2. Hãy trung thực với chính mình khi bạn phân loại danh sách công việc của mình – mọi công việc không thể có cùng mức độ quan trọng.
  3. Danh mục “loại bỏ” việc thừa là: nếu một nhiệm vụ không khẩn cấp và không quan trọng hoặc không đóng góp vào môi trường sản xuất của bạn và công ty, hãy loại bỏ nó.
  4. Chống lại sự thôi thúc lãng phí thời gian của bạn hoặc những người khác ‘với bất cứ điều gì mà không đóng góp cho một ngày làm việc hiệu quả.

8. Cho phép một ngày không làm & chỉ để suy nghĩ

Kết hợp các khối thời gian vào thói quen làm việc hàng ngày của bạn, nơi bạn dừng công việc, ngồi yên lặng và nghĩ rằng sẽ có tác động tích cực không thể chối cãi đối với cả thành tích cá nhân và công việc của bạn.

Các khối suy nghĩ có vẻ điên rồ, nhưng hãy nói với những người như CEO Jeff Weiner và Warren Buffett, LinkedIn, tất cả họ đều dành nhiều thời gian để suy nghĩ & sáng tạo.

Những khoảng thời gian này không nhất thiết phải dành cho việc thiền định (mặc dù thiền là một lựa chọn tuyệt vời) và bạn không phải ngồi trong im lặng hoàn toàn. Thay vào đó, hãy tìm một khung cảnh, môi trường làm cho tâm trí của bạn thoải mái và tạo điều kiện cho sự rõ ràng của suy nghĩ và tập trung vào việc giải quyết, ưu tiên, đặt lại hoặc bất kỳ tình huống nào. Đôi khi bạn có thể nghĩ về không có gì, và thực sự cho phép bộ não của bạn để phát triển nhiều ghép nối thần kinh hơn.

 

VỀ CÁCH ĐẶT MỤC TIÊU HIỆU QUẢ

Có nhiều đề xuất về cách hoàn thành mục tiêu cá nhân và doanh nghiệp của bạn. Và chúng ta đều biết rằng thiết lập mục tiêu có thể dẫn đến kết quả có lợi khi bạn đã chọn đúng mục tiêu.

Ngoài ra còn có nhiều kỹ thuật để giúp đạt được mục tiêu. Phát triển hệ thống phù hợp là một khía cạnh quan trọng. Vì vậy, lựa chọn mục tiêu SMART.

Nhưng có một yếu tố rất quan trọng của thiết lập mục tiêu không được thảo luận thường xuyên – mối quan hệ giữa số lượng mục tiêu và năng suất của bạn.

Liên quan đến số lượng mục tiêu lý tưởng, một vài câu hỏi nảy sinh. Chúng ta nên xử lý bao nhiêu mục tiêu cùng một lúc? Chúng ta cuối cùng có thể đạt được nhiều hay ít khi số lượng mục tiêu tăng lên?

Thoạt nhìn, có thể hợp lý để giả định rằng làm việc trên nhiều mục tiêu sẽ dẫn đến tăng năng suất. Thật không may, đó không phải là như vậy.

Để thực hiện càng nhiều mục tiêu cùng 1 lúc thì không tốt, tốt nhất là nên thực hiện từng mục tiêu một.

Vấn đề là, điều này trái ngược lại với chính bản chất của chúng ta. Là con người, chúng ta không muốn hoàn thành một việc tại một thời điểm. Chúng ta muốn mọi thứ cùng một lúc.

Và trong thế giới kết nối cao của chúng ta, chúng ta đã trở thành một thế hệ những người xem khả năng đa nhiệm của chúng ta như một lợi ích bắt buộc. Nhưng có một vấn đề với đa nhiệm. Cho dù về cải thiện cá nhân hay các dự án kinh doanh lớn, sự chú ý mà chúng ta đưa ra cho các nhiệm vụ thường bị chia rất nhỏ. Và với mỗi mục tiêu tiếp theo, sự chú ý của chúng ta được chia nhỏ nhiều hơn.

Theo các nghiên cứu khoa học: điều chia nhỏ sự tập trung của não bộ cùng 1 lúc này (hay gọi là đa nhiệm) sẽ dễ làm cho não bộ hoạt động kém, năng suất & chất lượng sẽ giảm nếu kéo dài thời gian làm việc.

Vì vậy, chìa khóa để thiết lập mục tiêu là gì? Làm thế nào chúng ta có thể đạt hiệu quả cao nhất trong các mục tiêu nghề nghiệp của mình trong khi vẫn giữ được trách nhiệm cá nhân của mình? Là ông chủ, làm cách nào để chúng ta đặt mục tiêu cho tổ chức của mình để thúc đẩy các dự án về phía trước một cách hiệu quả nhất có thể? Khi trách nhiệm đòi hỏi của chúng ta lớn hơn, và các mục tiêu chúng ta đặt ra còn lớn hơn, làm thế nào để có thể giải quyết tuyệt đối nhất?

Dưới đây là cách đặt mục tiêu và tối đa hóa năng suất:

9. Tìm mục tiêu chính của bạn

Dù cho công việc hay phát triển cá nhân, bạn phải tập trung phần lớn sự chú ý của bạn vào việc hoàn thành mục tiêu chính của bạn. Đó là cách nhanh nhất tuyệt đối để đạt được mục tiêu. Mục tiêu chính của bạn nên thay thế tất cả những mục tiêu đơn thuần khác và nhận được sự chú ý nhiều nhất.

10. Chọn BHAGS (Big Hairy Audacious Goals) – Mục tiêu 10-30 năm tiếp theo của bạn là gì?

Nếu bạn sẽ dành phần lớn thời gian của mình vào một mục tiêu chính, nó có thể cũng là một BHAG. Có lẽ mục tiêu của bạn là viết tiểu thuyết vĩ đại tiếp theo, hoặc xây dựng cuộc sống mới trên sao Hỏa, hoặc cung cấp nước uống sạch cho thế giới.

Đây là tất cả các mục tiêu tuyệt vời, nhưng chúng sẽ mất thời gian. Nhưng mục tiêu BHAGS có nhiều khả năng kết nối thực hiện hơn. Tại sao? Bởi vì chúng đáng để bỏ qua các mục tiêu nhỏ hơn.

11. Giới hạn mục tiêu của bạn

Bất cứ khi nào có thể, hãy giới hạn tổng số mục tiêu. Có quá nhiều mục tiêu là kẻ thù đối với năng suất làm việc. Mặc dù bạn không thể bỏ tất cả trách nhiệm cá nhân và gia đình của mình, hãy lưu ý số lượng mục tiêu bạn thực hiện cùng một lúc.

12. Hoàn thành mục tiêu với hệ thống làm việc

Khả năng của bạn để hoàn thành một mục tiêu chỉ tốt như hệ thống bạn đã chọn để đạt được nó. Hệ thống phù hợp sẽ giảm sự tập trung của bạn vào thành tích dài hạn, cho phép bạn tập trung vào quy trình.

Ví dụ: thay vì bạn làm việc với Excel thủ công cho các con số tính toán có thể đến hàng trăm hoặc hàng ngàn dòng dữ liệu data, nhưng bạn lập trình dữ liệu đầu vào & công thức. Chỉ một nút ENTER thế là mọi việc được hoàn thành. Đó là cách hiệu quả khi sử dụng công cụ.

13. Hãy từ bỏ sự cần thiết để xem kết quả ngay lập tức

Khi hoàn thành bất cứ điều gì nhưng quan trọng là phần nhỏ nhất của mục tiêu, kết quả có thể mất thời gian để thực hiện.

Tin tưởng hệ thống làm việc, theo dõi tiến độ và giảm áp lực bằng cách cho phép thời gian cho kết quả xuất hiện. Hãy nhớ rằng, Rome không được xây dựng trong một ngày.

Cài đặt mục tiêu là một phần quan trọng trong cuộc sống và việc đặt mục tiêu phải truyền cảm hứng, vui vẻ và có ý nghĩa. Nhưng đạt được mục tiêu thường mất nhiều năm để duy trì công việc.

“Nếu bạn thực sự xem xét chặt chẽ, hầu hết các thành công qua đêm thường mất một thời gian dài.” – Steve Jobs

14. Mục tiêu của bạn theo công thức Pareto 80/20:

Có 20% công việc quan trọng đem lại 80% kết quả đóng góp vào thành công của công việc kinh doanh và các công việc cá nhân của bạn.

Bạn nên chọn công việc quan trọng nhất & hãy làm trong thời gian trong ngày mà bạn cảm thấy tập trung nhất. Điều đó sẽ đem lại năng suất & hiệu quả nhất. Thời gian tốt nhất là tùy thuộc vào từng cá nhân khác nhau, có người là buổi sáng nhưng có người khác là lại vào ban đêm.

 

Source:  https://www.inc.com

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *