----/----

5 yếu tố cần thiết trong hệ thống tự động hóa quy trình làm việc

 

Công nghệ đã ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị văn phòng hàng ngày. Email đã thay thế bản ghi nhớ, ổ đĩa chia sẻ đã được thực hiện thay tủ hồ sơ. Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng họ đã đạt được  tự động hóa văn phòng đơn giản bằng cách không cần giấy tờ.

 

Nhưng tự động hóa văn phòng là 1 cách khác hoàn toàn.

Sử dụng biểu mẫu trực tuyến và gửi lời mời tham gia Lịch Google có thể có nghĩa là bạn đã bỏ rất nhiều giấy tờ & giảm chi phí, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn được tự động hóa. Nó chỉ có nghĩa là thay vì đẩy xung quanh tờ giấy, bạn đang đẩy xung quanh dữ liệu.

 

Một số lợi thế lớn nhất của việc tự động hóa luồng công việc văn phòng bao gồm:

  • Giảm nỗ lực thủ công để hoàn thành các tác vụ.
  • Cắt giảm các lỗi thủ công.
  • Thu hẹp thời gian xử lý cho các mục tiêu đã đề ra.
  • Nhận thông tin chi tiết về số liệu hiệu suất quy trình.
  • Đạt được khả năng hiển thị quy trình lớn hơn và xác định các lỗi tiềm năng có thể xảy ra.
  • Đưa ra quyết định kinh doanh hợp lý dựa trên dữ liệu thực tế.

 

Tự động hóa văn phòng bổ sung hiệu quả vào luồng công việc của bạn, nhưng bạn cần phải nhìn xa hơn các email và các biểu mẫu kỹ thuật số để thực sự nắm bắt nó.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tự động hóa văn phòng có thể đưa quy trình công ty của bạn lên cấp độ tiếp theo, không giải quyết cho bất kỳ thứ gì không có năm yếu tố cần thiết sau:

 

Năm yếu tố cần thiết của một hệ thống tự động hóa văn phòng

1. Thiết kế quy trình dễ làm việc

Tuy nhiên, một hệ thống tự động hóa văn phòng hiện đại nên bắt đầu với người dùng doanh nghiệp , không phải là người lập trình.

Khi bạn ngồi xuống để thử nghiệm một công cụ tự động hóa văn phòng, hãy bắt đầu bằng cách tạo luồng công việc của riêng bạn. Nó dễ đến mức nào? Bạn có thể tạo trực giác chuỗi nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành một quy trình không? Nếu bạn không thể tìm ra trong vòng năm phút đầu tiên, bạn cần chuyển sang tùy chọn tiếp theo.

Một phần mềm không nên xác định cách doanh nghiệp của bạn nên hoạt động thế nào. Thay vào đó, phần mềm sẽ giúp các nhóm của bạn tăng cường hiệu quả các quy trình hiện có.

 

2. Khả năng tương thích với thiết bị di động

Thế giới hiện nay thiết bị di động chiếm phần lớn và vì vậy tất cả các công cụ của bạn cũng phải như vậy. Cho dù bạn có công nhân từ xa hay chỉ muốn đăng ký trong khi chờ chuyến bay, công cụ tự động hóa văn phòng bạn chọn sẽ hoạt động trơn tru trên điện thoại của ai đó trong khi đang đi nước ngoài như trên máy tính tại văn phòng chính.

Chiến dịch tiếp thị của bạn không thể trì hoãn một ngày chỉ vì bạn cần phải đợi  quay trở lại từ kỳ nghỉ  du lịch.
Bạn sẽ có thể chạy các quy trình cốt lõi của mình từ một đám mây an toàn và không bao giờ phải lo lắng về dữ liệu của bạn hoặc ai đang bảo vệ nó. Nếu bạn sử dụng một công cụ tự động hóa văn phòng, thì bạn có thể đi qua kế hoạch tiếp thị trên điện thoại di động của mình từ sảnh khách sạn ở nước ngoài và gật đầu trước khi tiếp tục chụp ảnh tự sướng & tiếp tục du lịch.

 

3. Tích hợp với phần mềm khác

Phần mềm tự động hóa văn phòng không phải là thứ duy nhất bạn đang chạy. Bạn đã có cơ sở dữ liệu nội bộ, một CRM, một công cụ tự động hóa tiếp thị và phần mềm tài chính của bạn, và đó chỉ dành cho người mới bắt đầu. Bạn phụ thuộc vào rất nhiều hệ thống thì không nên chút nào, bạn cần một công cụ là đủ.

Trong số tất cả các phần mềm trên mạng, tự động hóa văn phòng phải dễ dàng nhất để tích hợp với các công cụ khác của bạn. Nếu không, bạn đang mắc kẹt đẩy dữ liệu xung quanh từ một hệ thống khác.
Khi thực hiện đánh giá, hãy xem loại phần mềm tự động hóa tích hợp sẵn nào cung cấp, hoặc nếu nó tận dụng được kết nối với một công cụ như Zapier để mở truy cập tới hàng ngàn công cụ đám mây khác.

 

4. Báo cáo và phân tích

Làm thế nào để bạn biết  tự động hóa văn phòng của bạn là đạt năng suất nhất? Bạn không thể chỉ đánh giá hiệu suất quy trình dựa trên mức độ hài lòng của nhóm của bạn. Dữ liệu là người ra quyết định cuối cùng và điều quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn là so sánh quá trình ‘lịch sử, tốc độ, chất lượng kết quả, v.v.

Việc áp dụng một phần mềm khác để đo dữ liệu luồng công việc của bạn tốn thời gian và không cần thiết. Tại sao không có một phần mềm duy nhất đi kèm với tính năng báo cáo và phân tích? Các sản phẩm tự động hóa văn phòng tốt nhất hiện nay được trang bị tính năng này như là một phần của cung cấp cơ bản của chúng.

 

5. Các tùy chọn để xác định các điều khiển truy cập

Cũng giống như hạn chế nhập cảnh vào trụ sở văn phòng của bạn, bạn cũng nên có quyền truy cập được đặt cho tất cả quy trình công việc kinh doanh của bạn.

Một hệ thống tự động hóa quy trình làm việc  tốt hiểu được yêu cầu nhạy cảm này và sẽ có quyền kiểm soát truy cập như là một phần của các tính năng tích hợp của nó. Đừng bỏ qua khả năng này khi xem xét một phần mềm tự động hóa văn phòng cho doanh nghiệp của bạn

 

Source: https://kissflow.com

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *